Notulen Rapat: Arti, Fungsi, Format & Cara Membuatnya 

Hari
Notulen Rapat: Arti, Fungsi, Format & Cara Membuatnya 

Notulen rapat adalah sebuah dokumen yang berisi ringkasan dari percakapan dan keputusan yang terjadi dalam sebuah rapat. Tujuan dari notulen rapat adalah untuk mencatat keputusan yang diambil dalam rapat dan memberikan informasi kepada yang tidak hadir tentang apa yang terjadi dalam rapat tersebut. Notulen rapat harus dibuat dengan seksama dan detail agar dapat memberikan informasi yang tepat dan lengkap.

Fungsi Notulen dalam Rapat

Notulen rapat adalah dokumen yang mencatat hasil dan pembahasan suatu rapat secara singkat, padat, dan sistematis. Fungsinya adalah sebagai bukti bahwa rapat telah dilaksanakan, sebagai alat evaluasi kesuksesan rapat, dan sebagai pedoman dalam pelaksanaan keputusan yang diambil dalam rapat. Notulen rapat harus ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami dan dapat dibaca dalam waktu yang singkat.

10 Format yang Harus Ada Dalam Notulen Rapat

Perhimpunan Pelajar Indonesia Dunia (PPI Dunia) menetapkan format SOP pembuatan notulen rapat. Meskipun setiap lembaga mungkin memiliki persyaratan formatnya sendiri, secara umum, notulen harus ditulis di atas kertas berukuran A4 dengan jenis huruf resmi dan diberi kop surat di atasnya. Beberapa unsur wajib yang harus ada, yaitu:

  1. Judul

Dengan judul, akan memberikan kemudahan bagi pembaca untuk mengetahui jenis rapat apa yang diadakan. 

  1. Nama peserta rapat

Selain mencatat apa yang dikatakan, dimungkinkan dalam notulen berisi daftar siapa yang hadir dan namanya.

  1. Notula

Peserta rapat yang bertugas membuat notulensi disebut notula atau notulis. Sebagai pertanggungjawaban dan pembuktian, nama penulis harus dicantumkan dalam hal terjadi masalah dalam pelaksanaan keputusan rapat.

  1. Deskripsi waktu

Laporan juga harus menyebutkan waktu dengan jelas. Jika perlu, informasi ini mencakup detail hari, tanggal, dan waktu.

  1. Tempat pertemuan

Tempat rapat juga harus dicantumkan dalam berita acara. Jika rapat akan diadakan secara online, laporan dapat ditulis menggunakan perangkat lunak rapat virtual.

  1. Agenda

Topik utama rapat, biasanya ditunjukkan sebagai agenda, harus disertakan dalam notulen rapat.

  1. Hasil rapat

Hasil rapat merupakan bagian terpenting dari notulen. Buntut dari rapat ini dapat didokumentasikan secara tertulis atau dalam rekaman. Hasil ini mencakup semua yang dibahas dalam rapat beserta nama-nama semua orang yang ikut serta dalam diskusi atau periode tanya jawab.

  1. Kesimpulan

Pendapat yang diungkapkan pada akhir rapat harus dicatat dalam notulen rapat di samping hasilnya. Kesimpulan dapat ditulis dalam beberapa kalimat singkat dan to-the-point yang mencakup setiap aspek temuan rapat.

  1. Tindak lanjut dan penanggung jawab (PIC)

Selain itu, petunjuk tindak lanjut atau hal-hal yang perlu diikuti setelah rapat dapat dimasukkan ke dalam notulen. Selanjutnya, subjek yang bertugas melaksanakan pertemuan atau PIC dapat ditambahkan.

  1. Penerima notulen

Notulen rapat juga menunjukkan nama siapa yang akan menerimanya. Penerima ini mewakili pihak yang perlu mengetahui hasil pertemuan.

Baca Juga : 3 Cara Merapikan Tulisan di Word Dengan Dan Tanpa Aplikasi

Panduan Membuat Notulen Rapat

notulen rapat, cara membuat notulen rapat, contoh notulen rapat perusahaan

Cara membuat notulen rapat dapat dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu seperti:

  1. Persiapan awal

Pastikan Anda telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan sebelum menulis laporan. Notulen rapat akan lebih bermanfaat jika Anda mengetahui apa yang akan dibahas terlebih dahulu dalam agenda. Anda kemudian bisa mulai menyiapkan laptop, buku dan alat tulis yang akan dibutuhkan untuk merekam rapat.

Anda juga bisa memasang perekam suara jika diperlukan. Rekaman audio dapat digunakan dalam rapat untuk referensi atau penjelasan informasi tertentu serta merekam hal-hal yang terlewatkan.

  1. Buat daftar peserta yang hadir

Jangan sampai Anda lupa mencantumkan peserta saat merekam notulensi rapat. Perhatikan juga peserta yang telah diundang tetapi tidak dapat hadir.

  1. Tuliskan gagasan utama pertemuan tersebut

Meskipun merupakan tanggung jawab Anda untuk mencatat jalannya rapat, Anda tidak diharuskan untuk memberikan setiap detail. Buat poin-poin sambil tetap fokus pada percakapan. Apa yang dikatakan, apa yang diputuskan, apa yang dicapai dan apa langkah atau tindakan selanjutnya, misalnya.

Jika rapat juga mencakup debat dan diskusi, Anda juga dapat meringkas secara singkat sudut pandang peserta dan mencatat hasil keputusan yang dibuat. Jika perlu, juga dimungkinkan untuk mencatat siapa yang membuat keputusan dan bagaimana keputusan itu dicapai.

  1. Bedakan antara informasi dan opini

Anda harus bisa membedakan antara fakta dan sudut pandang dalam rapat diskusi untuk membuat catatan yang bijaksana. Mencatat fakta hanya dalam berita acara agar temuan lebih mudah dipahami dan langsung sesuai dengan sifat berita acara yang ringkas dan teratur.

  1. Tuliskan tindakan berikutnya yang akan dilakukan

Setelah itu, Anda bisa mulai menyusun rencana spesifik tentang apa yang akan terjadi setelah rapat. Misalnya, mendaftar siapa yang bertanggung jawab atas setiap tindakan, sumber daya yang dibutuhkan, dan tanggal mulai dan berakhirnya setiap tindakan.

  1. Jangan lupa untuk melakukan re-check

Anda dapat membahas poin-poin penting yang Anda tulis setelah rapat habis. Anda bebas menilai atau mengedit sesuai kebutuhan. Yang terpenting, Anda memastikan untuk menuliskan semua yang Anda lakukan, putuskan, atau pindahkan.

  1. Segera kirim

Jika semuanya akurat dan jelas, segera bagikan notulen rapat kepada semua yang diundang tetapi berhalangan hadir. Anda harus mengirimkannya sesegera mungkin. Ini karena penyesuaian yang diperlukan dapat segera dilakukan karena ingatan akan peristiwa tersebut masih hidup dan segar.

Contoh Notulen Rapat dalam Perusahaan

Berikut ini adalah contoh notulen rapat perusahaan:

Notulen Rapat Perusahaan

Tanggal: 10 Januari 2023

Waktu: 09.00 – 11.00

Tempat: Ruang Rapat Utama

Hadir:

  1. John Doe – Ketua rapat
  2. Jane Doe – sekretaris rapat
  3. Tom Smith – anggota rapat
  4. Mary Johnson – anggota rapat
  1. Pembukaan
  • Rapat dibuka oleh ketua rapat pada pukul 09.00.
  • Ketua rapat membacakan daftar hadir dan memastikan bahwa semua anggota rapat hadir.

2. Pendahuluan

  • ketua rapat menyampaikan tujuan rapat dan menyampaikan agendanya.

3. Pembahasan

  • ketua rapat membawakan laporan keuangan perusahaan untuk tahun 2022 dan menyampaikan laporan tersebut kepada anggota rapat.
  • Tom Smith menyampaikan ide untuk menambah produk baru ke dalam lini produksi perusahaan. Ide tersebut dibahas oleh anggota rapat dan akhirnya disetujui dengan suara bulat.
  • Mary Johnson menyampaikan laporan tentang kemajuan proyek pengembangan teknologi baru yang sedang dilakukan perusahaan.

4. Penutup

  • ketua rapat menyampaikan ringkasan dari pembahasan rapat dan menyatakan bahwa rapat telah selesai.
  • Rapat ditutup pada pukul 11.00.

5. Tindak lanjut

  • Tom Smith akan menyiapkan proposal untuk produk baru yang disetujui dalam rapat.
  • Mary Johnson akan terus melaporkan kemajuan proyek pengembangan teknologi baru kepada ketua rapat.

Demikianlah informasi seputar Notulen Rapat: Arti, Fungsi, Format & Cara Membuatnya. Pastikan Anda menerapkannya dengan tepat dan tidak melewatkan informasi penting untuk dicatat selama rapat berlangsung.